B5: Erstellung Ausschreibung (nur bei Einkauf)
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Diese Vorlage einer Ausschreibung soll einen Eindruck bieten, wie eine Aufforderung zur Abgabe von Angeboten, auch Request for Proposal (RFP) genannt, üblicherweise gestaltet ist. Sie beschreibt, was die spezifischen Anforderungen und Erwartungen an potenzielle Bieter sind, die sich für die Entwicklung eines geplanten Softwaresystems interessieren. Der RFP beinhaltet Informationen über das Projekt, darunter dessen Zielsetzung, Umfang und Hintergrund, sowie die spezifischen Anforderungen für die Einreichung eines Angebots. Ebenfalls sind Details zu den Bewertungskriterien und dem Auswahlverfahren enthalten.
Insgesamt dient ein solches Dokument als Leitfaden für Bieter, um zu verstehen, welche Erwartungen an sie gestellt werden und wie ein konkurrenzfähiges Angebot eingereicht werden kann. Besonders hervorzuheben ist die Notwendigkeit der Anpassungsfähigkeit des Systems an zukünftige Anforderungen des sowie die Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit diesem Gremium.