Leuchtturm Projektbeschreibung: Q_PERIOR - Buddymatching
Das Unternehmen
Einführendes Unternehmen: Q_PERIOR AG
Branche: Managementberatung mit Fokus auf Business & IT
Anzahl MA: +1450 (2021)
Standort/HQ: München (DE)
Umsatz: 234 Mio. € (2021)
Herstellendes Unternehmen: CHEMISTREE GmbH
Branche: Entwicklung von Plattform-Lösungen für Matching und Communities
Standort: München
Die Software
Was für eine Software wurde eingeführt bzw. entwickelt?
Die CHEMISTREE GmbH stellt eine Software-as-a-Service-Software zur Verfügung, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden maßgeschneidert wird. Kernfunktion ist das Matching von Personen. Die Software basiert auf Fragebögen, sowie Scoring- und Matching-Algorithmen.
Bei Q_PERIOR wurde die CHEMISTREE-Software für das „Buddymatching“ verwendet: Neue Mitarbeiter*innen (New Buddies) werden mit erfahrenen Mitarbeiter*innen (Buddies) gematcht, die die Rolle des*r Ansprechpartner*in übernehmen.
Mit welchem Ziel wurde die Software eingeführt bzw. entwickelt?
Ziel ist es, neu eingestellten Mitarbeiter*innen möglichst schnell und gut in das Unternehmen zu integrieren. Dabei ist die Weitergabe der Unternehmenskultur wichtig, der effiziente Aufbau von Netzwerken sowie eine Ansprechperson, die bei allen aufkommenden Fragen weiterhilft.
Wer sind die Zielgruppen der Software?
Zielgruppen der Software sind auf der einen Seite neu eingestellte Mitarbeitende und auf der anderen Seite Mitarbeitende, die bereits sehr mehr als sechs Monaten im Unternehmen sind – und zwar über alle Rollen und Fachbereiche hinweg.
Welche/wessen Daten wurden verwendet?
Verwendet werden die Antworten der Teilnehmenden in den beiden Fragebögen, die vom Panel der Vielfalt definiert wurden. Die Teilnahme am Matching ist freiwillig. Es werden nur die Daten aus den Fragebögen verwendet, keine weiteren Quellen (wie Soziale Netzwerke oder Personaldaten). Im Fragebogen werden hauptsächlich Fragen zu Präferenzen und Hintergründen in Bezug auf die zwischenmenschliche Interaktion gestellt.
Der KIDD-Prozess
Visionsphase
Welche innerbetrieblichen Akteure wurden bei der Entscheidungsfindung zur Durchführung des KIDD-Prozesses eingebunden? Wie wurden diese Akteure eingebunden?
Akteure:
PdV aus 17 Mitarbeitenden:
Kern:
CEO
HR & Recruiting
Diversitätsbeauftragte
Data Scientists (qdive)
KI-Beauftragte
10 Betroffene mit unterschiedlichen Merkmalen aus den Bereichen:
Fachabteilung
Bildung
Altersgruppe
Geschlecht
Behinderung
Herkunft
Position
Projektleitung:
Projektleitung Buddy Matching: Kommunikation mit CHEMISTREE sowie Teilnahme und Mitgestaltung von PdV Meetings
Wie?
Die oben genannten Akteure wurden im Rahmen eines PdV in den Anforderungsprozess mit aufgenommen und hatten somit maßgeblichen Einfluss auf die Einstellung der Stellschrauben der Software, die Auswahl des Matching-Algorithmus sowie die Auswahl und Formulierung der Fragen im Fragebogen
Wie wurde das Panel der Vielfalt eingerichtet und wie ist es zusammengesetzt?
Initiale Zusammensetzung des PdV im Buddy Matching anhand eines Aufrufes zum PdV via Intranet und Mail. Anschließend vollständige Aufnahme aller Bewerber:innen zusätzlich zu Kern.
Kern bestand aus CEO, HR & Recruiting, Diversitätsbeauftragter, Data Scientists (qdive) und KI-Beauftragtem, da diese die zentralen Rollen für die organisatorisch/strategischen Themen im Buddy Matching waren oder Fachexpertise im Bereich Ethik&KI einbrachten
Anforderungsklärung
Welche zentralen Chancen/Hoffnungen und Risiken/Befürchtungen hat das PdV diskutiert, die es mit der Einführung der Software verbindet?
Protokoll, 24.3.21, PdV-Sitzung:
Wie legen wir fest, wer zu wem passt?
Welche Fragen können überhaupt gestellt werden?
Soll nach Ähnlichkeit oder Unterschiedlichkeit gematcht werden?
Sind von allen Gruppen genug da, damit gute Matches entstehen können?
Ableitung von Zielsetzung des Programms generell – was ist ein gutes Match?
Die beiden sollen sich verstehen, inspirieren; Persönlichkeit /Privates im persönlichen Kontext so transparent gewünscht?
Bestehende Biases dürfen durch Fragen nicht unbewusst verankert werden (z.B. keine Mütter)
Frauen sind bei Rollen unterrepräsentiert (Partner, Entwickler)
Harte Kriterien können Diversität festlegen (Programmiersprache Mann; hohe Seniorität Mann)
Buddymatching fachlich oder persönlich oder Entwicklungsmöglichkeit?
Bei Optimierung nach Variablen (introvertiert / extrovertiert) können Menschen aus den falschen Gründen ausgeschlossen werden.
Abhängig von den Präferenzen der Ausfüllenden, was für eine Art Match jemand möchte (fachlich/persönlich)
Zufall könnte Platz haben: Blickwinkel erweitern – die, die man sich vielleicht selbst nicht aussucht
Adaption/Entwicklung
Welche zentralen ethischen und diversitybezogenen Anforderungen an die Software hat das PdV auf Basis der identifizierten Hoffnungen und Befürchtungen formuliert?
Da fachliche Expertisen sowie Hierarchiestufen bei Q_PERIOR stark mit z.B. dem Geschlecht korrelieren (es gibt weniger Frauen als Männer mit Entwicklungshintergrund sowie auf höheren Hierarchiestufen), wurden diese Aspekte beim Buddy-Matching nicht abgefragt.
Da ein Gamen des Systems (eine Optimierung z.B. nach „extrovertiertem“ oder „erfolgreichem“ Buddy) vermieden werden sollte, wurden auch solche Kategorien nicht abgefrgt.
Um die Entscheidungshoheit und die Steuerbarkeit bei den Teilnehmenden zu belassen, wurden präferenzbasierte Fragen gestellt (ich arbeite gerne mit Menschen, die pragamtisch sind) und im Matching danach optimiert, dass die Präferenzen beider Personen zu einem möglichst hohen Grad erfüllt wurden.
Zentral festgelegte Annahmen (z.B. sollte die gleich oder eine unterschiedliche Hierarchiestufe sein) wurden weitestgehend vermieden.
Wie/inwieweit wurden die Anforderungen des PdV beim Einkauf der Software berücksichtigt bzw. bei der Adaption/Entwicklung umgesetzt?
Die Anforderungen des PdV wurden bei der Adaption der CHEMISTREE-Software für das Q_PERIOR-Buddymatching vollumfänglich umgesetzt.
Test & Inbetriebnahme
Wie wurden die Anforderungen des PdV mit Testfällen hinterlegt? Wie sahen die Testfälle aus?
Da die CHEMISTREE-Software mit expliziten Fragebögen und deterministischen Algorithmen arbeitet, sind die Ergebnisse vorhersagbar und erklärbar.
Während der Testphase füllten Testpersonen in beiden Rollen Fragebögen aus und überprüften, ob tatsächlich nur die definierten Fragen gestellt wurden. Das Matching wurde mit den Testfragebögen durchgeführt und anhand der Funktion „Why we match“ bewertet.
Auf welche Weise wurden die Empfehlungen des PdV sowie die Umsetzung bei der Software-Entwicklung bzw. -Anpassung an die Belegschaft kommuniziert?
Q_PERIOR richtete von Beginn des Software-Einführungsprojekts an ein Transparency Hub ein, das im Intranet für die gesamte Belegschaft frei zugänglich war.
Darin wurden alle Sitzungen des Panels der Vielfalt dokumentiert, sowie die Fragestellungen zusammen mit den Antworten des Software-Herstellers CHEMISTREE festgehalten.
Inwieweit war/ist das PdV im weiteren Monitoring der Software involviert? Welche KIDD-KPIs und entsprechenden Schwellenwerte wurden gemeinsam mit dem PdV definiert?
Nach Start des Produktiv-Betriebs am 2.5.21 wurden dem PdV am 6.5.21 die Ergebnisse der ersten Matching-Runde präsentiert und diskutiert.
Die Vorgaben des Panels der Vielfalt waren:
Restriktionen: nur Buddies mit Q_Days; mindestens ein Interesse, mindestens eine Werte-Kategorie, mindestens ein Diversitätskriterium übereinstimmend + ausgewählte Persönlichkeitskriterien als Filter
Ergebnis:
37 von 61 Buddies hatten mögliche Matches
21 von 21 New Buddies hatten mögliche Matches
275 mögliche Matches insgesamt (bei 903 denkbaren Kombis – ca. 70% würden nicht passen!)
Ergebnis: Deferred Acceptance Algorithm erwartungsgemäß optimal:
Alle 21 New Buddies bekommen einen Matching-Vorschlag
Avg Score 135
(alternative Algorithmen hatten geringere Average Scores)
Die Erkenntnisse
Was waren die zentralen Erkenntnisse bei der Durchführung des KIDD-Prozesses im Experimentierraum?
Beteiligung des PdV in Visionsphase:
+ 80% der relevanten Fragen werden gestellt, auch ohne IT-Background; Innovation by Diversity
? Scope: Strategische Fragestellungen? Abgrenzung/Anknüpfung zu Mitbestimmung?
Austausch PdV mit Entwickelnden:
+ Wenn Bereitschaft und Übung auf beiden Seiten da: direkter Austausch möglich
? Wenn eines fehlt: Übersetzungsleistung? Neue Rolle?
Beitrag des KIDD-Prozesses:
+ Akzeptanz hoch durch Beteiligung
Was hat dabei nicht gut funktioniert?
Während der Aushandlungs- und Implementierungsphase für das Buddy-Matching war das PdV sehr engagiert und interessiert dabei. Im Nachgang gab es einige personelle Wechsel und die Beteiligung nahm ab.
Was hat dabei gut funktioniert?
Anzahl und Länge der Präsenztermine war angemessen
Größe des PdV mit 17 Personen wurde als genau richtig empfunden
Die Aufnahme von CEO und HR ins PdV war korrekt und wichtig
Der Anteil asynchroner Arbeit war durchweg angemessen, wobei die Abstimmungen per MS Teams deutlich besser bewertet wurden als das Stellschraubendokument
Panel der Vielfalt besitzt einen Kern und wurde iterativ ergänzt
Die Aufnahme von CEO und HR ins PdV war korrekt und wichtig
Der Anteil asynchroner Arbeit war durchweg angemessen, wobei die Abstimmungen per MS Teams deutlich besser bewertet wurden als das Stellschraubendokument
Panel der Vielfalt besitzt einen Kern und wurde iterativ ergänzt
Wie hat das Unternehmen insgesamt vom KIDD-Prozess profitiert?
Q_PERIOR:
Evaluation Buddy-Matching 8/21:
83% sagen, das Q_Buddy Matching hilft bei Q_PERIOR anzukommen
86% bekommen durch ihren Q_Buddy wertvolle Informationen
86% der Befragten harmonieren im Tandem gut/eher gut
94% möchten auch zukünftig am Q_Buddy Matching teilnehmen
CHEMISTREE:
Durch die strukturierte Abfrage von Wünschen einer relevanten Gruppe beim Kunden (PdV) konnte auf effiziente Weise sichergestellt werden, dass die Lösung für den Kunden optimal gestaltet ist. Diskussionen im PdV brachten für uns als Software-Hersteller hilfreiche Einblicke, wie unser System gestaltet sein muss, um gerne akzeptiert zu werden.
Last updated