Selbstauditierung anhand der Qualitätskriterien

Hier werden die zentralen Elemente und Kennzeichen, der für den KIDD-Prozess relevanten Qualitätskriterien aufgeführt

Das Selbstaudit

Vorgehen

Das Selbstaudit erfolgt entlang der einzelnen KIDD Prozessschritte. Für jeden Prozessschritt in den vier Abschnitten Vision, Anforderungsklärung, Adaption sowie Test und Inbetriebnahme, gibt es spezifische Auditierungsfragen. Deren Beantwortung wiederum zahlen auf eines oder manchmal auch mehrere der Qualitätskriterien ein.

Beispiel - Prozessschritt A11: Information der Belegschaft zum KIDD-Prozess und zur Projektidee

(eine grüne Markierung, z. B. (QS4) bedeutet, dass diese Auditierungsfrage auf das angegebene Qualitätskriterium einzahlt):

Frage 1: Wurde die Belegschaft über die Hintergründe und die Durchführung des KIDD-Prozesses im Unternehmen informiert? ()

(Dokumentationstext): Der Belegschaft wurden folgende Informationen kommuniziert:

• Was: Erläuterung des Anwendungsfalls (das algorithmische Entscheidungssystem)

• Wie: Erläuterung KIDD-Prozess

• Wie: Erläuterung PdV als innerbetriebliches Gremium (Rolle und Aufgabe, Besetzungsprozess und ggf. schon Mitteilung der Mitglieder des PdV)

Frage 2: Welche Kanäle wurden für die Information der Belegschaft verwendet? ()

(Dokumentationstext):

• Die Information erfolgte einmalig/mehrmalig (Nennung des Datums) über folgende Kanäle: z.B. Unternehmens Newsletter/Zeitung (Print/Online), Unternehmenswebsite, Veranstaltungen der Geschäftsführung.

Frage 3: Wurden mögliche Widerstände in der Belegschaft gegen das Vorhaben öffentlich? ()

(Dokumentationstext):

• Im Rahmen der Kommunikation an die Belegschaft wurden keine/folgende Widerstände/Befürchtungen deutlich: (ggf. Nennung der Widerstände/Befürchtungen).

Durch die Bindung der Auditierungsfragen sowohl an die Prozessschritte, als auch an die Qualitätskriterien, ist es möglich sowohl die Durchführung des Prozesses als auch den Grad der Erfüllung der KIDD Qualitätskriterien im Rahmen einer Dokumentation transparent darzustellen.

✅ Mindeststandards

Da nicht alle Prozessschritte für alle Software-Einführungsprozesse und Unternehmenssituationen gleich wichtig zu bewerten sind, gibt es für das Durchlaufen des Prozesses Mindestanforderungen, welche für ein erfolgreiches Selbstaudit mindestens erfüllt werden müssen. Diese Mindestanforderungen decken denjenigen Teil der Prozessschritte und Auditierungsfragen ab, die für das übergeordnete Ziel des KIDD-Prozesses - möglichst diskriminierungsfreie AES zu garantieren - essenziell sind. Alle Prozessschritte und Auditierungsfragen, die hierzu zählen, sind mit dem Icon ✅ versehen.

Beispiel - D3: Bewertung der Software durch das PdV

Der Prozessschritt D3 muss für ein erfolgreiche Selbstaudit durchlaufen werden.

Mindestens Frage 2 des Prozessschrittes D3 muss für ein erfolgreiches Selbstaudit beantwortet und dokumentiert werden.

Die generelle Empfehlung ist es, möglichst den gesamten Prozess zu durchlaufen, um so die Vorteile diversitätssensibler, partizipativer Arbeit im Rahmen der Einführung von AES tatsächlich zu nutzen.

Tool

Um die Handhabung des Verfahrens sowohl im Hinblick auf die Dokumentation als auch im Hinblick auf die Auswertung für den Auditierungsbericht so einfach wie möglich zu machen, steht das elektronische KIDD-Handbuch, als Tool für das Selbstaudit zur Verfügung. Es führt die KIDD-Moderator:in nicht nur Schritt für Schritt durch den Prozess, sondern beinhaltet auch die Auditierungsfragen je Prozessschritt sowie die Möglichkeit für deren Beantwortung. Dadurch wird die Erstellung eines Auditierungsberichtes erleichtert.

Struktur Auditierungsbericht

Unterstützt durch das elektronische KIDD-Handbuch ist es möglich, im Auditierungsbericht sowohl den Grad der Durchführung aller Prozessschritte, als auch den Grad der Erfüllung der Qualitätskriterien zu dokumentieren.

Der Auditierungsbericht hat folgende Struktur:

1. Angaben zum Unternehmen

2. Softwarebeschreibung

3. Angaben zur Durchführung der Prozessschritte in den Abschnitten

4. Angaben zum Grad der Erfüllung der Qualitätskriterien im Hinblick auf

   • Strukturaufbau

   • Prozessdurchführung

   • Ergebnis

   • Rechtskonformität und Ethik