A2: Stakeholderanalyse und Einbindung relevanter innerbetrieblicher Akteur:innen
Handreichung zur Identifikation von zuständigen Akteur:innen
Stakeholderanalyse
Der primäre Fokus des KIDD-Prozesses liegt darauf, die Einführung oder Entwicklung von AES/KI-Anwendungen hinsichtlich rechtlicher, ethischer und diversitybezogender Fragestellungen möglichst partizipativ zu gestalten. Deshalb werden im Zuge des KIDD-Prozesses von Beginn an eine Vielzahl von verschiedenen Akteuren mit eingebunden. Dem Stakeholdermanagement, also der Einbindung der richtigen Akteure zum richtigen Zeitpunkt und im angemessenen Ausmaß kommt daher eine zentrale Rolle zu. Voraussetzung des Stakeholdermanagement ist eine Stakeholderanalyse.
Definition und Begriffsklärung
„Analyse der Projektbeteiligten hinsichtlich deren Einfluss auf das Projekt und deren Einstellung (positiv oder negativ) zum Projekt.“ (DIN 69901-5:2009-01; 3.102)
Die Stakeholderanalyse ist allgemein ein wichtiges Instrument für Unternehmen und Organisationen, um die verschiedenen an einem Projekt oder einer Produktentwicklung beteiligten Akteure einzuordnen. Sie hilft bei der Ermittlung der Stakeholder und ihrer Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen sowie ihrem Einfluss und ihrer übergeordneten Einstellungen gegenüber einem Projekt. Stakeholder sind dabei Personen oder Gruppen, die von der zu entwickelnden oder einzuführenden KI-Anwendung betroffen sind oder ein Interesse daran haben. Sie können sowohl intern als auch extern (bezogen auf das Unternehmen), sowie direkt oder indirekt (bezogen auf ihre Betroffenheit und ihren Einfluss) sein. Speziell rechtliche, ethische und diversitybezogene Fragestellungen, können eine Vielzahl von Personen mit unterschiedlichen Interessenlagen und Einflussmöglichkeiten betreffen, die den Projekterfolg sowohl positiv als auch negativ zu beeinflussen können. Es ist daher unabdingbar, ihre Bedürfnisse, Erwartungen und potentielle Einflüsse zu erkennen, um angemessen darauf zu reagieren zu können und damit den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Zweck der Stakeholderanalyse ist es also, Stakeholder hinsichtlich der Tragweite ihres Einflusses auf das Projekt zu erkennen und zu priorisieren und damit die Grundlage für die weitere Maßnahmenplanung des Stakeholdermanagements, insbesondere der Kommunikationsplanung, zu schaffen. Dabei ist die Stakeholder-Analyse nur für einen bestimmten Zeitabschnitt gültig. Meinungen und Perspektiven verschiedener Stakeholder können sich im Laufe des Projekts ändern, daher ist es von Vorteil, diese Bewertung regelmäßig durchzuführen.
Sie hat das Ziel, folgende Fragen zu beantworten:
Welche Personen(-gruppen), Interessengemeinschaften oder Organisationen sind mögliche Stakeholder?
Wer ist unter strategischen, ethischen und diversitybedingten Perspektiven mit in den Prozess miteinzubeziehen?
Welchen (potenziellen) Einfluss haben die einzelnen Stakeholder auf das Projekt und wie machtvoll sind sie?
Wie werden sich die Stakeholder im Projektverlauf mutmaßlich verhalten, welche Aktionen sind zu erwarten und welche Maßnahmen können daraus abgeleitet werden?
Die Methode hat unter anderen folgende Vorteile und Stärken:
Überblick über die Stakeholdergruppen eines Projekts
Identifikation der Schlüssel-Stakeholder durch Visualisierung
Ableitung von zielgerichteten Handlungsoptionen für einzelne Stakeholder(-gruppen)
Eine umfassende Stakeholderanalyse verhindert die Schaffung von Parallelstrukturen im Unternehmen.
Ein proaktive Stakeholderanalyse berücksichtigt unterschiedliche Stakeholder Interessen
Ein gutes Stakeholdermanagement kann helfen, projektgefährdende Konflikte zu vermeiden
Externe Stakeholder
Externe Stakeholder sind Einzelpersonen oder Stakeholder-Gruppen, die nicht Teil des Unternehmens sind. Sie haben einen direkten oder indirekten Einfluss auf das Projekt und können z.B. Kunden, Investoren, Aktionäre, Gewerkschaften, Organisationen, Verbände, Nichtregierungsorganisationen und Behörden sein. Nichtberücksichtung oder Fehleinschätzungen innerhalb dieser externen Stakeholder-Gruppen können sich mitunter erheblich auf den Projektverlauf auswirken und sogar zum Abbruch eines Projekts führen.
Interne Stakeholder
Interne Stakeholder sind diejenigen Personen oder Gruppen innerhalb eines Unternehmens, die direkt oder indirekt von einem Projekt betroffen oder daran beteiligt sind. Dazu gehören z.B. Mitarbeiter:innen, Betriebsrat, Personalrat, Projektleitung, Rechtsabteilungen, Datenschutzbeauftragte, Vorstand oder Geschäftsführung. Diese Stakeholder haben oftmals investierteres Interesse am Erfolg eines Projekts und können bei einem erfolgreichen Stakeholdermanagement wertvolle Beiträge leisten, um diesen zu gewährleisten. Außerdem können sie dazu beitragen, dass erforderliche Ressourcen für die erfolgreiche Durchführung der Aufgaben zur Verfügung stehen.
Durchführung der Stakeholderanalyse
Die Stakeholderanalyse ist ein mehrstufiges Verfahren. Bei der Durchführung gibt es verschiedenste Vorgehensweisen, die sich aber tendenziell ähneln. Hier sind die relevanten Aufgaben der Methode in sechs Schritte gegliedert:
Identifizieren
Beschreiben - Hauptinteressen und Anspruchsgrundlagen (-> Stakeholdermanagement-Matrix)
Bewerten - Betroffenheit, Interessen, Einfluss, Macht (-> Stakeholder-Einfluss-Matrix)
Visualisieren
Planen - Maßnahmen ableiten
Überwachen - Berücksichtigung bei Projektschritten und Entscheidungen (-> Stakeholdermanagement entlang der Prozess-Phasen)
1. Identifizieren
Der erste Schritt bei einer Stakeholderanalyse besteht darin, alle Stakeholder zu identifizieren. Nehmen Sie neben den Namen auch deren Position/Beschreibung, ihre Rolle im oder für das Projekt, sowie Kontaktdaten auf. Dazu gehören sowohl interne als auch externe Stakeholder. Dies ist kein abschließender Prozess, da häufig erst im Verlauf des Projekts neue Betroffenheiten deutlich werden. Es ist besser, zunächst zu viele als zu wenige Stakeholder zu identifizieren, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Personen oder Interessengruppen übersehen werden.
Folgende Fragen sind hilfreich:
Wer ist an dem Projekt beteiligt?
Wer hat Interesse am Projekt / ist von der KI/AES-Anwendung betroffen?
Wer kann Einfluss darauf ausüben?
Diese Fragen lassen sich alle beantworten für:
Einzelpersonen: verschiedene Rollen im Unternehmen, Schlüsselpositionen, …
Formelle Gruppen: Abteilungen, Gremien, …
Informelle Gruppen: Unternehmensinterne oder externe Gruppen, …
Weiteres Umfeld: Behörden, Gesetzgeber, ...
Der Prozess der Stakeholder-Identifizierung sollte zu einer Liste der relevanten Stakeholder für die nachfolgenden Schritte führen. Hier finden Sie eine Vorlage für eine Stakeholder-Planung, in die Sie die Ergebnisse der einzelnen Schritte nach und nach eintragen können:
Es wird zur besseren Übersicht empfohlen eine Kategorisierung in interne und externe Stakeholder vorzunehmen. Der Vorteil besteht darin, dass die nachfolgenden Maßnahmen auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnitten und umgesetzt werden können.
2. Beschreiben - Hauptinteressen und Anspruchslagen
Sind erstmals die wesentlichen Stakeholder identifiziert, gilt es, ihre Hauptinteressen und Anspruchslagen genauer zu bestimmen. Im zweiten Schritt wird daher versucht, zu allen Stakeholdern Antworten auf die folgenden Fragen zu geben:
Was sind Erwartungen, Anforderungen und Ziele?
Welche Befürchtungen und Motive gibt es?
Je nach Informationslage kann dieser Schritt äußerst spekulativ sein. Hier ist je nach Projekt zu entscheiden, ob weitere Maßnahmen wie bspw. konkrete Befragungen von Stakeholdern notwendig sind. Auch hier sollten alle Ergebnisse wieder in knappen Worten in der Stakeholdermanagement-Matrix festgehalten werden.
3. Bewerten - Betroffenheit, Interessen, Einfluss, Macht
In einem dritten Schritt sollte dann der Einfluss und die Interessen dieser einzelnen Stakeholder bewertet werden, um in Absprache mit der Unternehmens- und Projektleitung zu überlegen, welche dieser Akteure sie in welche Prozessschritte und Entscheidungen einbinden wollen.
Nachdem die Hauptinteressen und Anspruchsgrundlagen ermittelt wurden, sollten die Stakeholder nach ihrer Betroffenheit, Interessen, Einfluss und Macht eingeordnet werden. Es geht in diesem Schritt also darum, bisher Erarbeitetes zu bewerten. Leitfragen in diesem Schritt sind:
Wie stark und auf welche Weise sind die erfassten Stakeholder durch die Einführung der KI/AES-Anwendung betroffen?
Was und wie stark ist das Interesse für das Projekt?
Inwiefern und wie stark beeinflussen sie potentiell das Projekt?
Wie groß ist ihre Macht über den Ausgang des Projekts?
Durch die Beantwortung dieser Leitfragen können Sie die Stakeholder bewerten und nach Prioritäten ordnen. Die Bewertung erfolgt erneut unter Einbeziehung der Stakeholdermanagement-Matrix, in die jedem dieser vier Punkte ein Faktor zugeordnet wird, der letztendlich eine Gesamtgewichtung pro Stakeholder ergibt. Dieser erlaubt eine relative Abstufung: Stakeholder mit hoher Gesamtgewichtung, sind in der Maßnahmenplanung zu priorisieren.
Beispielhaft:
M. interessiert sich in einer negativen Weise stark für das Projekt, ist jedoch wenig betroffen und hat sowohl wenig Einfluss als auch Entscheidungskompetenz (Macht). --> Eher niedrige Priorität
D. interessiert sich hingegen gar nicht, wäre aber prinzipiell stark betroffen und hat großen Einfluss und mittlere Entscheidungskompetenz. --> Eher höhere Priorität
4. Visualisieren
Um die bisher gewonnen Ergebnisse übersichtlich und verständlich zu präsentieren, werden die Stakeholder zumeist in ihrem Verhältnis von Einfluss und Einstellungen visualisiert. Das kann mit Hilfe einer Stakeholder-Map oder der Stakeholder-Einfluss-Matrix erfolgen.
In die Einfluss-Matrix werden Stakeholder als Kreise eingezeichnet. Die Größe der Kreise repräsentiert die Betroffenheit der Stakeholder, ihre Position stellt den Einfluss/Macht und ihr Interesse/Unterstützung dar.
Die Stakeholder-Matrix soll eine prägnante Zusammenfassung der Analyse bieten, die es dem Betrachter ermöglicht, die Daten der Stakeholder auf einen Blick zu erfassen. Bezogen auf die obige Abbildung bedeutet das: Stakeholder 5 (SH5) ist interessiert und einflussreich, aber wenig betroffen. SH3 hingegen ist wenig interessiert und kaum einflussreich, aber stark betroffen. Die Einteilung in Quadranten A, B, C und D dient der folgenden Maßnahmenplanung.
5. Planen - Maßnahmen ableiten
Die Stakeholder-Einfluss-Matrix versucht, unterschiedliche Akteure so zu verorten, dass strategische Entscheidungen, wie im weiteren Verlauf des Projektes vorzugehen ist vereinfacht werden. Die Einteilung, in die oben zu sehenden Quadranten hilft dabei zu entscheiden, wie die einzelnen Stakeholder in ihr Projekt eingebunden werden sollten. Dabei kann sich grob an folgender Aufstellung orientiert werden:
Im KIDD-Prozess geht es generell um Partizipation unterschiedlichster Akteure. Die Art der Partizipation kann aber sehr verschieden sein. Eine Vorform der Partizipation ist beispielsweise bereits das Informieren von Betroffenen über die Einführung einer neuen Software (Quadrant D). Ein weiterer Schritt ist es, in einer Konsultation zusätzlich Positionen und Perspektiven anzuhören. Für manche Stakeholder ist dieser Weg sinnvoller und Sie sollten diese Stakeholder bei der Einführung von KI-Anwendungen mit einbeziehen oder Kooperationsoptionen ausloten (Quadrant C und B). Mit jedem Schritt steigen der Einfluss und die Entscheidungsmacht der Betroffenen. Die umfassendste Form der Partizipation ist das Ermächtigen, bei dem den Betroffenen umfassende Beteiligung und Gestaltung ermöglicht wird (Quadrant A). Wenn sie nun über das Management der Stakeholder in Ihrem Unternehmen nachdenken, können Sie sich an dieser Einteilung orientieren und überlegen, in welchem Ausmaß die einzelnen Akteure einbezogen werden können oder müssen.
:
A – Stakeholder haben sowohl starkes Interesse als auch großen Einfluss auf das Projekt.
Beispielsweise sind dies: Projektsponsoren, Projektleiter:innen, Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer:innen, Abteilungsleiter;innen, Betriebsrat (bei KI/AES-Anwendungen zustimmungspflichtig).
Aktionsplan „Enge Kooperation“ Bei der Zusammenarbeit mit dieser Gruppe sollte folgendes beachtet werden:
Regelmäßig und ausführlich informieren
Entscheidungen / Lösungsansätze abstimmen
Erreichung von Projektmeilensteinen proaktiv melden
Pro und Kontra offen kommunizieren
Möglichst auch den persönlichen Kontakt suchen (1:1 Meetings)
B – Stakeholder haben ein starkes Interesse, aber keinen großen Einfluss auf das Projekt.
Beispielweise sind dies: Berater:innen, Key-User:innen, nicht direkt betroffene Entscheider:innen, Teilprojektleiter:innen.
Aktionsplan „Informieren“:
Zeitnahe und umfangreich informieren
Meinungen einholen
Eventuell aktive Zusammenarbeit fordern
Kommentare / Einwände ernst nehmen
Herausforderungen:
Ein häufiges Problem der vernachlässigten Information dieser Gruppe ist deren drohende Resignation. Schlecht informierte Personen resignieren und das Projekt stirbt gedanklich bereits, bevor es wirklich eingeführt wird
Auch eine Eskalation ist denkbar: so wird mehr Einfluss gewonnen und der Stakeholder wandert in eine andere Kategorie
Unterstützt die Haltung des Stakeholders die Unternehmensstrategie positiv, sollten mögliche Potenziale gesucht werden, wie diese Stakeholder-Gruppe an Einfluss gewinnen kann
C – Stakeholder haben ein schwaches Interesse, haben aber einen großen Einfluss auf das Projekt. Diese Stakeholder sind oft Entscheider:innen, die aber selbst wenig Zeit für das Projekt haben.
Beispielsweise sind dies: Vorstände oder Führungskräfte im Unternehmen, die das Projekt nicht unbedingt befürworten.
Aktionsplan „Meiden / Zufriedenstellen":
regelmäßig und vor allem positiv informieren
Informationspolitik ist grundsätzlich reaktiv
Durch selektive Information versuchen, positives Interesse zu wecken und negativem Interesse vorzubeugen
Meiden und nicht die Konfrontation suchen
Bedenken objektiv aufnehmen
Sich auf Gegenargumente vorbereiten
Nicht versuchen, aktiv Meinungen zu ändern
Bedenken im Projekt berücksichtigen
Im Falle von möglichen Eskalationen rasch reagieren und vorab informieren, um keine Unzufriedenheit zu riskieren.
D – Stakeholder haben ein schwaches Interesse und geringen Einfluss auf das Projekt.
Beispielweise sind dies: User:innen.
Aktionsplan "Minimaler Aufwand":
Minimalen Aufwand aufbringen
Informieren, nur wenn dringend erforderlich
Bedenken ernst nehmen
Offene und objektive Kommunikation nach Bedarf
6. Überwachen - Berücksichtigung bei Projektschritten und Entscheidungen
Die Überwachung entlang der Prozessschritte dient dazu, die ursprünglich aufgenommenen Stakeholder-Einschätzungen und Maßnahmen regelmäßig neu zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Beteiligung und Unterstützung für das Projekt sichergestellt ist. Es kann immer zu unvorhergesehen Änderungen im Projektverlauf kommen, die Projektleitung behält daher die Stakeholder im Blick und passt im Bedarfsfall die Stakeholderanalyse und Maßnahmenplanung an. Nur so kann die Analyse auch nachhaltige Vorteile bieten. Diese Vorteile sind unter anderem:
Verbesserung von Beziehungen: Durch die Berücksichtigung von Bedürfnissen und Erwartungen fühlen sich Betroffene eher gehört und respektiert, was im allgemeinen zu einer besseren Zusammenarbeit führt.
Erhöhung der Transparenz: Durch regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Stakeholdern kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten über den Stand des Projekts und mögliche Änderungen informiert sind.
Erhöhung der Akzeptanz: Ein erfolgreiches Stakeholdermanagement trägt dazu bei, die Akzeptanz für das Projekt und seine Ergebnisse zu erhöhen. Durch Einbindung in den Prozess, fühlen sich Stakeholder als Teil des Projekts und sind eher bereit, das Projekt und seine Ergebnisse anzunehmen und umzusetzen.
Erhöhung der Projekterfolgsrate: Durch die zuvor genannten Punkte kann sichergestellt werden, dass die Projektergebnisse den Erwartungen und Anforderungen der wichtigsten Interessengruppen entsprechen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, eines erfolgreichen Projektabschlusses.
Häufige Probleme und Fehler
Bei einer Stakeholder-Analyse können verschiedene Probleme und Fehler auftreten. Fehleinschätzungen wie der (systematischer Fehler bei Personenbeurteilungen) oder persönliche Sympathien/Antipathien können zu Fehleinschätzungen bei der Bewertung von Stakeholdern führen. Außerdem kann es zu einer falschen Priorisierung von Stakeholdern kommen, wenn Hierarchien falsch eingeschätzt bzw. der Einfluss über- oder unterschätzt wird. Darüber hinaus können mangelnde oder unpassende Kommunikation zu einer Ablehnung des Projekts durch die Stakeholder führen. Mitunter ist es wichtig, auch unbequeme Meinungen zu akzeptieren, ohne zu versuchen, es allen recht zu machen, und solche Situationen in den abzuleitenden Maßnahmen insbesondere bei denjenigen zu berücksichtigen, die hoch priorisiert sind bzw. großes Interesse und großen Einfluss haben. Weitere häufige Fehler sind, die "richtigen" Stakeholder nicht zu identifizieren und einzubeziehen, ihre Erwartungen und Bedürfnisse nicht zu berücksichtigen, potenzielle Konflikte mit Stakeholdern zu ignorieren und Machtdynamiken falsch einzuschätzen.
KIDD Basispräsentation
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